Ly Byn Cosmetics | Checklist cho nhân viên test KiotViet
Quy trình kiểm tra KiotViet trả về những dữ liệu gì
Tài liệu này dùng để gửi cho nhân viên kiểm tra thực tế: khi tạo hoặc cập nhật dữ liệu trong KiotViet, hệ thống có trả về đủ thông tin để kéo sang LarkBase hay không. Mỗi mục cần ghi rõ: có trả về, thiếu gì, sai gì, ảnh chụp hoặc mã phiếu test.
1. Cách kiểm tra chung
Làm từng nghiệp vụ trên KiotViet, sau đó kiểm tra dữ liệu trả về ở LarkBase hoặc log đồng bộ. Không cần nhân viên biết API sâu, chỉ cần so sánh dữ liệu thực tế.
Quy trình test
- Tạo dữ liệu mẫu trên KiotViet: tạo đơn hàng, phiếu nhập, phiếu chuyển kho, cập nhật tồn, tạo hoàn hàng... tùy nghiệp vụ đang test.
- Ghi lại mã chứng từ: ví dụ mã đơn hàng, mã phiếu chuyển, mã phiếu nhập, mã sản phẩm, chi nhánh/kho, thời gian tạo.
- Chờ đồng bộ: đợi webhook hoặc n8n chạy theo lịch. Nếu dùng polling, chờ 5-15 phút.
- Mở LarkBase hoặc n8n log: tìm theo mã chứng từ KiotViet, mã sản phẩm hoặc thời gian tạo.
- Tick checklist: trường nào có dữ liệu thì đánh OK, trường thiếu thì ghi Thiếu, trường sai thì ghi Sai và mô tả lỗi.
- Chụp màn hình: chụp KiotViet và LarkBase/log để làm bằng chứng đối chiếu.
Lưu ý cho nhân viên: Không sửa dữ liệu thật của khách hàng nếu chưa được phân quyền. Nên dùng mã test có tiền tố dễ nhận biết như TEST-LYBYN, hoặc test trên đơn/phiếu đã được quản lý xác nhận.
2. Bảng ghi nhận kết quả kiểm tra
Mỗi nghiệp vụ kiểm tra xong cần điền một dòng kết quả theo mẫu này.
Mẫu báo cáo
| Cột cần điền |
Ý nghĩa |
Ví dụ |
| Ngày test | Ngày giờ nhân viên thực hiện kiểm tra | 13/05/2026 15:30 |
| Người test | Tên nhân viên kiểm tra | Kho Sơn |
| Nghiệp vụ | Đơn hàng, tồn kho, chuyển kho, nhập hàng, hoàn hàng... | Chuyển kho |
| Mã trên KiotViet | Mã đơn/phiếu/sản phẩm dùng để test | CH000123 |
| Dữ liệu đã trả về | Các trường đã thấy trong LarkBase/log | Mã phiếu, kho nguồn, kho đích, số lượng gửi |
| Dữ liệu bị thiếu | Trường cần có nhưng không thấy trả về | Không thấy người tạo phiếu |
| Dữ liệu sai | Trường có trả về nhưng không khớp KiotViet | Số lượng nhận khác KiotViet |
| Ảnh chụp / link log | Bằng chứng để đội triển khai đối chiếu | Link ảnh hoặc link record log |
| Kết luận | OK / Thiếu dữ liệu / Sai dữ liệu / Không sync | Thiếu dữ liệu |
3. Checklist Kho & Chuỗi Cung Ứng
Nhân viên kiểm tra từng nghiệp vụ dưới đây để xác nhận KiotViet có trả đủ dữ liệu cần kéo về LarkBase không.
KiotViet → LarkBase
OPS-01. Đơn hàng / giao hàng
Người test: Sale + KhoKiotViet: Đơn hàng
Mục tiêu: kiểm tra khi tạo/cập nhật đơn hàng, KiotViet có trả đủ thông tin đơn, khách, hàng, tiền, giao hàng không.
Việc cần làm trên KiotViet
- Tạo một đơn hàng test có khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán và ghi chú.
- Nếu có giao hàng, nhập địa chỉ nhận, số điện thoại, mã vận đơn hoặc đối tác vận chuyển.
- Cập nhật trạng thái đơn một lần để kiểm tra webhook/polling có nhận thay đổi.
Cần kiểm tra có trả về không
| ✓ | Trường cần thấy | Ghi chú |
|---|
| Mã đơn hàng | code |
| Ngày đặt hàng | purchaseDate |
| Chi nhánh/kho | branchName |
| Người bán | soldByName |
| Mã và tên khách hàng | customerCode, customerName |
| Danh sách sản phẩm | Mã hàng, tên hàng, số lượng, giá |
| Tổng tiền và đã thanh toán | total, totalPayment |
| Trạng thái đơn | statusValue |
| Thông tin giao hàng | Mã vận đơn, địa chỉ, người nhận, đơn vị giao |
OPS-02. Tồn kho / sản phẩm
Người test: KhoKiotViet: Hàng hóa + Tồn kho
Mục tiêu: kiểm tra tồn kho theo từng chi nhánh/kho, giá vốn, hàng cận date và thông tin sản phẩm.
Việc cần làm trên KiotViet
- Chọn 3-5 sản phẩm đang kinh doanh để kiểm tra.
- Ghi lại mã hàng, tên hàng, chi nhánh/kho, tồn hiện tại, giá vốn.
- Nếu có hàng theo lô/date, chọn ít nhất một sản phẩm có hạn sử dụng.
Cần kiểm tra có trả về không
| ✓ | Trường cần thấy | Ghi chú |
|---|
| Mã hàng | code / productCode |
| Tên hàng đầy đủ | fullName / productName |
| Danh mục / thương hiệu | Nếu KiotViet có nhập |
| Chi nhánh/kho | branchName |
| Tồn hiện tại | onHand |
| Số lượng giữ hàng | reserved |
| Giá vốn | cost |
| Lô / hạn sử dụng | productBatchExpires, nếu sản phẩm có quản lý date |
| Thời gian cập nhật | modifiedDate |
OPS-03. Chuyển hàng giữa kho
Người test: KhoKiotViet: Chuyển hàng
Mục tiêu: kiểm tra phiếu chuyển kho có trả về kho nguồn, kho đích, hàng chuyển, số lượng gửi và nhận không.
Việc cần làm trên KiotViet
- Tạo một phiếu chuyển kho test từ kho A sang kho B.
- Thêm ít nhất 2 sản phẩm với số lượng chuyển khác nhau.
- Nếu được phép, cập nhật trạng thái nhận hàng để kiểm tra số lượng nhận.
Cần kiểm tra có trả về không
| ✓ | Trường cần thấy | Ghi chú |
|---|
| Mã phiếu chuyển | code |
| Kho nguồn | fromBranchName |
| Kho đích | toBranchName |
| Ngày chuyển | transferredDate |
| Ngày nhận | receivedDate, nếu đã nhận |
| Người tạo | createdByName, nếu API trả về |
| Danh sách hàng chuyển | Mã hàng, tên hàng, số lượng |
| Số lượng gửi / nhận | So sánh đúng với KiotViet |
| Trạng thái phiếu | status |
OPS-04. Nhập hàng / giá nhập
Người test: Thu mua + Kế toánKiotViet: Nhập hàng
Mục tiêu: kiểm tra phiếu nhập hàng có trả về NCC, sản phẩm, số lượng, giá nhập, thanh toán và lô/date không.
Việc cần làm trên KiotViet
- Chọn một phiếu nhập hàng gần nhất hoặc tạo phiếu test nếu được phép.
- Ghi mã phiếu nhập, NCC, sản phẩm, số lượng, giá nhập từng dòng.
- Nếu phiếu có thanh toán hoặc hàng theo lô/date, ghi lại để đối chiếu.
Cần kiểm tra có trả về không
| ✓ | Trường cần thấy | Ghi chú |
|---|
| Mã phiếu nhập | code |
| Ngày nhập | purchaseDate |
| Chi nhánh/kho | branchName |
| Mã và tên NCC | supplierCode, supplierName |
| Người nhập | purchaseName, nếu API trả về |
| Danh sách hàng nhập | Mã hàng, tên hàng, số lượng |
| Giá nhập từng dòng | price |
| Tổng giá trị nhập | total |
| Thanh toán NCC | payments, nếu có |
| Lô / hạn sử dụng | productBatchExpire, nếu có |
OPS-05. Giá vốn sản phẩm
Người test: Kế toán + Thu muaKiotViet: Tồn kho / Hàng hóa
Mục tiêu: kiểm tra KiotViet có trả về giá vốn hiện tại để LarkBase lưu snapshot và cảnh báo biến động hay không.
Việc cần làm trên KiotViet
- Chọn 3-5 sản phẩm có giá vốn khác nhau.
- Ghi giá vốn trên KiotViet theo từng kho/chi nhánh.
- Nếu có thay đổi giá vốn do nhập hàng mới, kiểm tra sau khi đồng bộ.
Cần kiểm tra có trả về không
| ✓ | Trường cần thấy | Ghi chú |
|---|
| Mã sản phẩm | productCode |
| Tên sản phẩm | productName |
| Chi nhánh/kho | branchName |
| Tồn hiện tại | onHand |
| Giá vốn hiện tại | cost |
| Thời gian cập nhật | modifiedDate hoặc thời gian webhook/log |
| So sánh với snapshot cũ | LarkBase/n8n tự tính nếu đã có dữ liệu trước đó |
4. Checklist Hủy & Hoàn Trả
Nhóm Hủy & Hoàn vẫn cần kiểm tra KiotViet trả được những gì để giảm nhập tay trong form LarkBase.
Ngoại lệ / Đối soát
RET-01. Hủy đơn hàng
Người test: SaleKiotViet: Đơn hàng
Mục tiêu: kiểm tra khi đơn bị hủy trên KiotViet, dữ liệu hủy có trả về đủ để LarkBase đối soát không.
| ✓ | Trường cần kiểm tra | Cần ghi nhận |
|---|
| Mã đơn bị hủy | Có trả về đúng mã không |
| Trạng thái hủy | API/log có thể hiện trạng thái hủy không |
| Thời gian hủy/cập nhật | Có modifiedDate hoặc thời gian log không |
| Người bán / người tạo đơn | Có trả về để truy trách nhiệm không |
| Lý do hủy | KiotViet có trường lý do không, hay phải nhập trên LarkBase |
| Đơn làm lại | KiotViet có liên kết được đơn mới không, hay phải nhập tay |
RET-02. Hoàn hàng từ khách về kho
Người test: Sale + KhoKiotViet: Trả hàng
Mục tiêu: kiểm tra phiếu trả hàng từ khách có trả về thông tin khách, hàng hoàn, tiền hoàn và trạng thái không.
| ✓ | Trường cần kiểm tra | Cần ghi nhận |
|---|
| Mã phiếu trả hàng | code |
| Mã hóa đơn gốc | invoiceId hoặc mã hóa đơn nếu có |
| Ngày trả hàng | returnDate |
| Chi nhánh/kho nhận | branchName |
| Khách hàng | customerCode, customerName |
| Danh sách hàng hoàn | Mã hàng, tên hàng, số lượng, giá |
| Tổng tiền trả hàng | returnTotal, totalPayment |
| Trạng thái phiếu | statusValue |
| Lý do / tình trạng hàng | KiotViet có trả về không, hay phải nhập trên LarkBase |
RET-03. Hoàn trả hàng cho nhà cung cấp
Người test: Thu mua + Kế toánKiotViet: NCC / Nhập hàng
Mục tiêu: xác nhận KiotViet có dữ liệu đủ để đối chiếu việc trả hàng NCC, cấn trừ công nợ hoặc hoàn tiền không.
| ✓ | Trường cần kiểm tra | Cần ghi nhận |
|---|
| Thông tin NCC | Mã NCC, tên NCC có trả về không |
| Phiếu nhập liên quan | Có liên kết được mã phiếu nhập gốc không |
| Danh sách hàng trả NCC | Mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập |
| Công nợ NCC | KiotViet có trả về công nợ hiện tại không |
| Thanh toán / cấn trừ | Có thông tin payment hoặc phiếu kế toán liên quan không |
| Lý do hoàn trả | KiotViet có trường lý do không, hay nhập trên LarkBase |
| Ảnh/chứng từ | KiotViet có file/ảnh không, hay lưu trên LarkBase |
Dữ liệu nào nếu KiotViet không trả về thì để LarkBase nhập tay
Quy tắc xử lý
Không cố đồng bộ những trường KiotViet không có hoặc không trả qua API. Các trường này nên để nhân viên nhập trong form LarkBase khi xử lý ngoại lệ.
| Trường | Cách xử lý |
|---|
| Lý do hủy chi tiết | Nhập trên LarkBase nếu KiotViet không trả về |
| Đơn làm lại .01 / .02 | Nhập hoặc link tay nếu KiotViet không có quan hệ đơn thay thế |
| Tình trạng hàng hoàn | Kho nhập trên LarkBase: nguyên hộp, móp méo, hư hỏng... |
| Ảnh hàng lỗi / biên bản | Upload lên LarkBase nếu KiotViet không lưu file |
| Phương án xử lý NCC | Thu mua/Kế toán chọn trên LarkBase: đổi hàng, trừ công nợ, hoàn tiền |
| Ý kiến duyệt của Sếp | Luôn ghi trên LarkBase để có audit nội bộ |
5. Tiêu chí kết luận sau khi kiểm tra
Sau khi nhân viên kiểm tra xong, đội triển khai sẽ quyết định trường nào sync tự động, trường nào nhập tay trong LarkBase.
Kết luận
| Kết quả |
Ý nghĩa |
Hành động tiếp theo |
| OK | KiotViet trả đủ và đúng dữ liệu | Map field sang LarkBase và cho sync tự động |
| Thiếu dữ liệu | KiotViet không trả một hoặc nhiều trường cần dùng | Đánh dấu field đó nhập tay trên LarkBase hoặc bỏ nếu không cần |
| Sai dữ liệu | KiotViet trả về nhưng không khớp màn hình KiotViet | Gửi ảnh chụp + mã phiếu cho đội triển khai kiểm tra mapping/API |
| Không sync | Không thấy record trong LarkBase/log sau thời gian chờ | Kiểm tra webhook, token, Retailer header, lịch chạy n8n |
| Cần xác nhận nghiệp vụ | Không rõ trường đó có cần dùng hay không | Hỏi quản lý bộ phận trước khi thiết kế form hoặc sync |
Kết quả mong muốn: sau buổi kiểm tra, mỗi nghiệp vụ phải có danh sách trường KiotViet trả về được, trường không trả về, trường cần nhập tay trong LarkBase và bằng chứng test kèm mã phiếu.